Dokumentation in der Tierarztpraxis

Die veterinärmedizinische Praxis sieht sich vielfältigen Herausforderungen gegenüber. So wird nicht nur die medizinische Behandlung der Patienten stets komplexer, sondern es steigen auch die Erwartungen der Tierbesitzer. Dies geht mit einer höheren Bereitschaft für vermeintliche Behandlungsfehler zu klagen einher.

Die Dokumentation kann bei der Behandlung der Patienten unterstützen und gleichzeitig als Beweismittel im Rechtsstreit dienen. Hierfür ist es allerdings erforderlich, dass diese gewissenhaft durchgeführt wird. Gleichzeitig muss sich der Aufwand der Dokumentation am potentiellen Nutzen orientieren. Auswüchse, wie in der Humanmedizin, in welcher mittlerweile mehr als ein Drittel der Arbeitszeit für die Dokumentation aufgewendet wird, sind zu vermeiden

Wie wir ebenfalls aus der Humanmedizin wissen, kann die Praxissoftware kann dazu beitragen, dass Dokumentationszeiten verkürzt werden. Kann – aber nicht muss. So ist ebenfalls belegt, dass durch die Anwendung von Praxissoftware die Zeit, die für die Dokumentation aufgewendet werden muss, gestiegen ist.

Wie kann das sein? Zuerst einmal ist elektronische Dokumentation keine Patentlösung. Zu oft müssen AnwenderInnen entweder auf Antworten des Programms warten oder das Programm sieht bestimmte Eingaben vor, die im konkreten Fall nicht notwendig sind. Hinzu kommen oft Unmengen von Funktionen, die im Alltag allerdings kaum benötigt werden. Dadurch wird die Oberfläche oftmals mit unnötigen Schaltflächen und Informationen zugemüllt. Die Arbeit wird nicht unterstützt, sondern behindert.

Praxissoftware hat sich an den Anforderungen der veterinärmedizinischen Dokumentation zu stellen und muss sich möglichst organisch in die Arbeitsabläufe einfügen, anstatt diese zu diktieren. Aus diesem Grund haben wir uns bei ARDACS als Ziel gesetzt, die Dokumentation möglichst unauffällig zu gestalten. So steht Ihnen die Dokumentation nicht im Weg, sondern unterstützt Sie bei Ihrer täglichen Arbeit.

Unkomplizierte Anwendung

Hierfür orientieren wir uns bei ARDACS an typischen Behandlungsabläufen – diese beginnen mit den BesitzerInnen (Ihre Patienten werden vermutlich nicht selbstständig die Praxis aufsuchen) und enden mit der Erstellung einer Rechnung. ARDACS als Dokumentationssoftware im Tierarztbereich ist darauf ausgelegt Ihnen häufig wiederkehrende Arbeitsschritte abzunehmen. Bei der Neuanlage einer Patientenkartei werden Ihnen zum Beispiel automatisch Tierrassen vorgeschlagen. Sie wollen keine Tierrasse angeben? Kein Problem, Sie können diesen Schritt auch überspringen.

ARDACS schlägt Ihnen automatisch häufig verwendete Begriffe vor. Dies beschleunigt Ihre Arbeit und reduziert die Fehleranfälligkeit.

ARDACS zwingt den TierärztInnen keine Arbeitsweise auf, sondern fügt sich stattdessen in die Arbeitsabläufe ein. Konkret bedeutet dies, dass intelligent die wahrscheinlich nächsten Arbeitsschritte berücksichtigt werden. So wird zum Beispiel nach der Erstellung eines neuen Patienten dessen Kartei automatisch geöffnet.

Bei der Erstellung von neuen Einträgen erlaubt ARDACS der Tierarztpraxis maximale Flexibilität. Die AnwenderInnen haben hier die Möglichkeit bei der Dokumentation ins Detail zu gehen, werden aber nicht dazu verpflichtet.

Lagerverwaltung

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit neue Artikel direkt in das Lager hinzuzufügen. Stellt die Tierärztin oder der Tierarzt während der Dokumentation zum Beispiel fest, dass ein Medikament noch nicht für den Verkauf registriert wurde, so kann unkompliziert über einen einzelnen Klick ein neues hinzugefügt werden. In dem sich öffnenden Fenster können, je nach Wunsch, weitere Details zum Medikament gespeichert werden. Hierzu zählen Informationen des Händlers, Haltbarkeitsdatum und die Chargennummer. Wenn außerdem die Lagermenge angegeben wird, überwacht ARDACS automatisiert den Verbrauch.

Automatische Abrechnung

Abschließend verwendet ARDACS diese Daten, um nach Wunsch automatisiert eine Rechnung zu erstellen. Diese kann dann in weiterer Folge für die KundInnen ausgedruckt oder als PDF gespeichert werden.

Die Tierärztinnnen und Tierärzte müssen sich hier um nichts mehr kümmern. ARDACS verwendet die von der Praxis eingestellten Steuersätze. Die Steuersätze sind auch nach Kategorie einstellbar. So kann zum Beispiel ein anderer Betrag für die Medikamente bestimmt werden. Selbstverständlich erhalten auch alle Rechnungen eine Rechnungsnummer, die sich am jeweiligen Datum orientiert. Die Rechnungsnummer entspricht der Nummer des Eintrags. Dadurch ist es für die AnwenderInnen besonders einfach alte Einträge erneut zu öffnen.

Verwaltung von Mitarbeiter*innen

Tierärztinnen und Tierärzte arbeiten selten allein. Dementsprechend können in einer Praxis mehrere Mitarbeiterinnen registriert werden. Hierbei ist es erforderlich, dass für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin unterschiedliche Privilegien erstellt werden können. So ist es vermutlich nicht vorteilhaft, wenn alle Angestellten auch die Möglichkeiten haben, die Praxis und alle zugehörigen Daten unwiederbringlich zu löschen.

ARDACS macht Ihnen die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter*innen einfach und unterstützt Sie beim Wachstum Ihrer Praxis.